Weet je hoe je de documenten van jouw bedrijf kunt beveiligen?

Zelfs in kleine en middelgrote ondernemingen is de hoeveelheid gegevens die dagelijks in de handen van de manager circuleert aanzienlijk, zodat strategieën moeten worden toegepast om documenten beter te beveiligen.

Wanneer het om bedrijfsinformatie gaat, is een van de belangrijkste aspecten misschien wel de back-upplanning, die garandeert dat kritieke gegevens veilig toegankelijk zullen zijn. Om te voorkomen dat belangrijke informatie verloren gaat of zoekraakt, leert je in dit artikel hoe je documenten in jouw bedrijf correct beheert en veilig bestanden versturen. Kijk hier eens naar!

Hoe belangrijk is het om de beveiliging van bedrijfsdocumenten te waarborgen?
Organisatie is de belangrijkste factor in het hele proces van het bewaren van documenten. Via het beheer worden normen vastgesteld voor het opslaan en delen van documenten, waardoor het proces strategischer wordt en de veiligheid van de informatie wordt gewaarborgd.

Documentbeveiliging is van cruciaal belang voor de onderneming, want de schending van vertrouwelijke gegevens schaadt de reputatie van de organisatie ernstig. Daarom moet de informatie zo worden beheerd dat de organisatie zich kan blijven concentreren op haar strategische doelstellingen, waarbij wordt vermeden dat gegevens uitlekken die risico’s voor de onderneming meebrengen.

1. Overschakelen op cloud computing

Veel onvoorziene gebeurtenissen kunnen jouw documenten aantasten als ze op traditionele media zijn opgeslagen. Fysieke machines kunnen defect raken of zelfs verloren gaan. Daarom is de eerste tip om veilig bestanden versturen en op te slaan, te kiezen voor cloud-oplossingen.

Met cloud computing hoeft de beheerder zich geen zorgen te maken over het maken van constante back-ups, aangezien het systeem zelf over deze automatische functie beschikt. Naast de beveiliging van documenten, worden gegevens toegankelijk vanaf elke locatie en via elk type apparaat. Tablets, smartphones, desktop- en notebookcomputers kunnen worden gebruikt om toegang te krijgen tot de cloud.

2. Downloads, afdrukken en kopieën uitschakelen

Wanneer de beheerder overgaat tot het elektronisch beheer van documenten, is het mogelijk te bepalen wie het bevoegde personeel is dat toegang heeft tot elk gegeven. Het is ook mogelijk om downloads, afdrukken en kopieën van alle bestanden uit te schakelen.

Met deze instelling kan het bedrijf veilig bestanden versturen zonder het risico te lopen vertrouwelijke informatie bloot te geven. Het is belangrijk deze maatregel te nemen omdat er in de virtuele omgeving een reeks bedreigingen voor de informatiebeveiliging bestaan, vooral wanneer het om bedrijfsgegevens gaat.

3. Bestanden coderen

Naast wachtwoorden via digitale certificaten kunt je met beveiligde documentopslag jouw gegevens versleutelen. Encryptie is belangrijk om te voorkomen dat een kritiek bestand door oneigenlijke gebruikers kan worden onderschept.

Op deze manier is het mogelijk om veilig bestanden versturen, want zelfs als het wordt buitgemaakt door een gebruiker met slechte bedoelingen, is het niet mogelijk om de inhoud te ontcijferen zonder de encryptiesleutel. De inhoud van het bestand wordt een onsamenhangende wirwar van cijfers en letters.

4. Definiëren van beveiligingsbeleid

Gezien de grote hoeveelheid belangrijke informatie in een onderneming is het van essentieel belang een veiligheidsbeleid op te stellen en in praktijk te brengen waarin de regels voor gegevensbeheer zijn vastgelegd. Dit beleid moet de onderneming beschermen tegen eventuele tekortkomingen van de werknemers en managers zelf, aangezien elke kleine tekortkoming een grote verstoring kan veroorzaken.

Definieer welke gebruikers de computers kunnen beheren, wie van hen toegang heeft tot de meest kritieke bestanden en leer hoe de beveiliging moet worden gewaarborgd. Maak dit beleid bekend en train jouw team.